Une boîte de réception rassemble des demandes très différentes. Avant de confier les réponses à un agent, choisissez lesquelles il doit traiter et ce qu’il peut faire. Préparer un brouillon et envoyer un message sont deux tâches distinctes.
Commencer par un périmètre précis
Choisissez un type de message : demande d’information, suivi d’un échange ou question sur un document. Précisez la période et le compte Gmail à consulter. Une demande limitée permet de vérifier plus facilement ce que l’agent a retenu.
Dans Intello, connectez votre compte, associez Gmail à l’agent et sélectionnez les actions nécessaires. La lecture des messages ne doit pas être confondue avec l’autorisation d’envoyer une réponse.
Donner les informations utiles
L’agent a besoin des faits qui permettent de répondre : offre concernée, document de référence ou consigne de ton. Ajoutez ces éléments à ses instructions ou à ses connaissances. Demandez-lui de signaler une information manquante plutôt que de la compléter.
Une date, un tarif ou un engagement doit pouvoir être retrouvé dans la source fournie. Si le message demande une décision, le brouillon peut préparer la réponse tout en laissant cette décision ouverte.
Relire avant de partager
Vérifiez le destinataire, le fil de discussion, les pièces jointes et les engagements formulés. Pour commencer, demandez seulement un texte à relire. Si vous utilisez ensuite une action d’envoi, réglez les validations de l’agent ou ajoutez une étape de validation dans le workflow.
Testez sur un échange identifié avant d’élargir la tâche. La connexion à Gmail ne signifie pas que tous les nouveaux messages déclenchent automatiquement l’agent : ce déclenchement se configure séparément dans un workflow.
Passer à la configuration
Retrouvez les étapes dans la documentation Intello.
