Une relance utile tient compte du dernier échange et des prochaines actions réellement convenues. L’agent peut aider à réunir ce contexte, à condition de lui indiquer le bon contact et les sources à utiliser.
Retrouver le contact et le dossier
Précisez le nom du contact, son entreprise et le dossier concerné. Si vous utilisez un CRM, sélectionnez le compte connecté correspondant. Vérifiez l’identité avant de réunir des informations issues de plusieurs applications.
Associez seulement les outils nécessaires à l’agent. Consulter une fiche, modifier une opportunité et envoyer un e-mail sont des actions différentes. Une préparation de relance peut commencer avec la lecture et une réponse dans le chat.
Séparer les faits des intentions
Demandez un résumé du dernier échange, des engagements et des points en attente. Une intention commerciale ne doit pas devenir une promesse dans la réponse. Faites apparaître les informations à confirmer : disponibilité, prix ou délai.
Ajoutez vos consignes de communication et les documents approuvés à la configuration de l’agent. Évitez de lui laisser déduire une offre à partir d’informations incomplètes.
Vérifier la prochaine action
Relisez le texte proposé et vérifiez qu’il correspond à la situation du contact. Une demande déjà résolue ne nécessite pas la même relance qu’un dossier sans réponse.
Si vous transformez ce suivi en workflow, choisissez le déclencheur, les filtres et la validation avant l’envoi. Consultez le suivi d’exécution pour vérifier chaque étape ; un déclenchement reçu ne prouve pas que l’e-mail est parti.
Passer à la configuration
Retrouvez les étapes dans la documentation Intello.
